「マニュアル作成に毎回何日もかかってしまう…」「作っても更新が追いつかない…」「内容の統一性を保つのが難しい…」—こうした悩みを抱える管理職やIT担当者は少なくありません。業務マニュアルは組織運営に不可欠ですが、その作成と維持には多大な時間と労力が必要とされてきました。
しかし、AI技術の急速な進化により、この長年の課題に対する画期的な解決策が登場しています。それが自然言語処理技術を駆使したChatGPTです。本記事では、ChatGPTを活用した業務マニュアルの効率的な作成方法について、その利点と課題から実践的な導入手順まで、IT管理者の視点に立って詳しく解説します。
この記事の内容は上記のGPTマスター放送室でわかりやすく音声で解説しています。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成のメリット
1.工数と作成時間の劇的な削減
ChatGPTの導入により、マニュアル作成の工数を最大限に効率化できます。従来、IT管理者や業務担当者が何日もかけて行っていた文書作成作業が、AIの支援によって数時間程度に短縮可能になります。
とくに基本フォーマットの生成や共通セクションの作成において、その効果は顕著です。人的リソースを創造的な業務や戦略的な活動に振り向けることで、組織全体の生産性向上にも貢献します。
2.人為的ミスの軽減と正確性の向上
従来の手作業によるマニュアル作成では、情報の書き漏れや表現の不統一などが発生しがちでした。ChatGPTは一度指示した形式や内容を一貫して維持できるため、セクション間の整合性が高まります。
また、テンプレートに沿った記述を自動化することで、必要な項目の抜け漏れを防止し、マニュアルの品質向上につながります。
3.最新情報の反映
従来の業務マニュアルの作成では情報の更新が追いつかず、古い情報が掲載されているケースがありました。しかし、ChatGPTを活用することで、常に最新情報を反映した業務マニュアルを作成できます。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成のデメリット
1.精度の問題
ChatGPTはまだ発展途上の技術です。そのため、意図しない表現を生成する可能性があります。ChatGPTで作成した業務マニュアルは、必ず人間によるレビューが必要です。
2.メンテナンスの必要性
業務マニュアルを最新の情報に保つために、定期的にメンテナンスを行う必要があります。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の手順
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の手順は、以下のとおりです。
ステップ 1: 業務プロセスの体系的な可視化
効果的なマニュアル作成の第一歩は、対象業務の全体像を明確に把握することです。この段階で業務プロセスを詳細に洗い出すことで、ChatGPTへの適切な指示が可能になり、より実用的なマニュアルの土台が形成されます。業務の流れを可視化することで、後工程での修正作業も大幅に減少します。
具体的な手順
- 業務の全体の流れを把握する：業務開始から終了までの流れを時系列で書き出します
- 業務全体の目的を明確にする：何のためのその業務を行うのか、目的を書き出し、担当者がいる場合は担当者の名前も明記します
- 業務の対象となるデータやシステムを特定する：業務に使用するデータやシステムの名前を明記することで「何を使う」のかがわかりやすくなります
ステップ2.ChatGPTに学習させるデータを集める
業務プロセスを洗い出した後、ChatGPTに学習させるデータを収集します。
具体的な学習させるデータ
- 業務フローの図表やドキュメント：業務フローは最新版である必要があります
- 業務手順書：：時系列に沿ったそれぞれの業務の手順を詳しく明記します
- 業務に必要な資料：別途の資料が用意されている場合は、資料の内容をAIに学習させます
- 関連するWebサイト：Webサイトの情報を学習させる際には、サイトの信頼性の確認が必要です。また、サイトの情報が最新のものであるかもご確認ください
ステップ3.AIによるマニュアル自動生成
収集したデータを基に、ChatGPTに業務マニュアルを生成させます。この工程が最も技術的なステップとなりますが、以下の手順で進めることができます。
具体的な手順
- APIキーの取得と環境構築：OpenAIの公式サイトからChatGPTのAPIキーを取得し、開発環境を整えます。初心者の方は、APIを使わずChatGPTのウェブインターフェースから始めることも可能です。
- データの入力と指示：収集した業務プロセスや手順書の情報をChatGPTに提供します。API利用の場合はプログラムを通じて、ウェブインターフェース利用の場合は直接テキスト入力で行います。
- 生成指示の最適化：「〇〇業務のマニュアルを作成してください。含めるべき内容は…」といった具体的な指示を与えることで、より精度の高いマニュアルが生成されます。
この工程を経て、第一稿となる業務マニュアルの草案が完成します。次のステップでは、この草案を人間の目でレビューしていきます。
ステップ4.作成した業務マニュアルをレビューする
作成した仮の業務マニュアルを人間の目で直接レビューし、誤りや不備がないかを確認します。必要であれば修正を行い、業務マニュアルを完成形に近づけます。レビューはIT管理者や業務担当者など複数の担当者で行うと良いでしょう。
ステップ5.業務マニュアルを公開する
業務マニュアルが完成したらWebサイトや社内システムなどで公開します。公開後に初めて修正箇所が見つかることもありますので、その場合はその都度修正を繰り返し、より完成度の高い業務マニュアルに近づけていきましょう。
このように業務マニュアル作成の後半にはマンパワーが必要です。それでも、土台となる仮の業務マニュアルをChatGPTで自動作成することで、IT管理者の負担を大きく軽減できます。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の注意点
業務マニュアルには社内の機密情報や重要なノウハウが含まれるケースが多いため、情報セキュリティへの配慮が不可欠です。特に一般公開版のChatGPTを使用する際は、入力する情報の選別に十分注意を払う必要があります。
より高度なセキュリティ対策を求める企業には、エンタープライズ向けに開発された「ChatGPT Enterprise」の活用をお勧めします。このバージョンでは、データの入出力が暗号化され、企業情報の保護が強化されています。また、プライバシーポリシーも企業利用に最適化されており、安心して業務情報を取り扱うことが可能です。詳細については、以下の専門記事をご参照ください。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成：まとめ
ChatGPTを活用した業務マニュアルの自動作成は、効率化と品質向上を同時に実現できる画期的な手法です。人為的ミスの削減や最新情報の迅速な反映が期待できる一方で、AIの限界も意識し、定期的な見直しや人間によるチェックも欠かせません。セキュリティ対策を徹底しながら、企業に最適な運用体制を築くことが、これからの業務改革の鍵となるでしょう。
