ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成

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業務マニュアルは企業や組織において、業務の遂行や新人教育に欠かせないものです。しかし、手間と時間がかかる業務マニュアル作成は、管理者やマネージャー、IT管理者などへの大きな負担になっています。

IT管理者の負担を減らすために、ChatGPTの活用をご検討ください。ChatGPTの活用により、業務マニュアルの自動作成が可能になります。

ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成のメリット

Chat GPT

手間と時間の削減

ChatGPTを活用することで、業務マニュアルの作成にかかる手間と時間を大幅に削減できます。従来、業務マニュアルの作成はIT管理者や業務担当者などの人手で行われていましたが、ChatGPTで自動作成すれば、業務マニュアルの作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

正確性の向上

従来の業務マニュアルの作成では、人為的なミスや誤りが生じる可能性がありました。しかし、ChatGPTを活用することでミスや誤りが削減し、業務マニュアルの正確性を向上できます。

最新情報の反映

従来の業務マニュアルの作成では情報の更新が追いつかず、古い情報が掲載されているケースがありました。しかし、ChatGPTを活用することで、常に最新情報を反映した業務マニュアルを作成できます。

ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成のデメリット

精度の問題

ChatGPTはまだ発展途上の技術です。そのため、意図しない表現を生成する可能性があります。ChatGPTで作成した業務マニュアルは、必ず人間によるレビューが必要です。

メンテナンスの必要性

業務マニュアルを最新の情報に保つために、定期的にメンテナンスを行う必要があります。

ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の手順

ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の手順は、以下のとおりです。

1.業務プロセスを洗い出す

業務マニュアルを作成する前に業務プロセスを洗い出すことで、業務の流れや必要な情報を把握することができます。

具体的な手順

  1. 業務の全体の流れを把握する:業務開始から終了までの流れを時系列で書き出します
  2. 業務全体の目的を明確にする:何のためのその業務を行うのか、目的を書き出し、担当者がいる場合は担当者の名前も明記します
  3. 業務の対象となるデータやシステムを特定する:業務に使用するデータやシステムの名前を明記することで「何を使う」のかがわかりやすくなります

2.ChatGPTに学習させるデータを集める

業務プロセスを洗い出した後、ChatGPTに学習させるデータを収集します。

具体的な学習させるデータ

  • 業務フローの図表やドキュメント:業務フローは最新版である必要があります
  • 業務手順書::時系列に沿ったそれぞれの業務の手順を詳しく明記します
  • 業務に必要な資料:別途の資料が用意されている場合は、資料の内容をAIに学習させます
  • 関連するWebサイト:Webサイトの情報を学習させる際には、サイトの信頼性の確認が必要です。また、サイトの情報が最新のものであるかもご確認ください

3.ChatGPTで業務マニュアルを作成させる

収集したデータに基づいた学習により、ChatGPTが業務マニュアルを自動で生成します。

具体的な手順

  1. ChatGPTのAPIを取得して環境を構築する:ChatGPTのAPIは開発元であるOpenAIから取得できます
  2. ChatGPTに学習させるデータをアップロードする:ChatGPTのAPIを使用して行います
  3. ChatGPTに業務マニュアルを作成させる

ここまでの流れで一旦、仮の業務マニュアルが完成します。

4.作成した業務マニュアルをレビューする

作成した仮の業務マニュアルを人間の目で直接レビューし、誤りや不備がないかを確認します。必要であれば修正を行い、業務マニュアルを完成形に近づけます。レビューはIT管理者や業務担当者など複数の担当者で行うと良いでしょう。

5.業務マニュアルを公開する

業務マニュアルが完成したらWebサイトや社内システムなどで公開します。公開後に初めて修正箇所が見つかることもありますので、その場合はその都度修正を繰り返し、より完成度の高い業務マニュアルに近づけていきましょう。

このように業務マニュアル作成の後半にはマンパワーが必要です。それでも、土台となる仮の業務マニュアルをChatGPTで自動作成することで、IT管理者の負担を大きく軽減できます。

ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の注意点

業務マニュアルには企業の大事な情報も含まれているため、情報の扱いにはくれぐれも注意が必要です。情報漏洩を心配する方は、新たに企業用に開発されたChatGPT Enterpriseをご検討ください。

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監修者:服部 一馬

フィクスドスター㈱ 代表取締役 / ITコンサルタント / AIビジネス活用アドバイザー

非エンジニアながら、最新のAI技術トレンドに精通し、企業のDX推進やIT活用戦略の策定をサポート。特に経営層や非技術職に向けた「AIのビジネス活用」に関する解説力には定評がある。

「AIはエンジニアだけのものではない。ビジネスにどう活かすかがカギだ」という理念のもと、企業のデジタル変革と競争力強化を支援するプロフェッショナルとして活動中。ビジネスとテクノロジーをつなぐ存在として、最新AI動向の普及と活用支援に力を入れている。

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