「マニュアル作成に毎回何日もかかってしまう…」「作っても更新が追いつかない…」—こうした悩みを抱える管理職やIT担当者は少なくありません。
AI技術の進化により、この課題を解決する強力な味方が登場しました。それがChatGPTです。本記事では、ChatGPTを活用した業務マニュアルの自動作成方法を、メリット・デメリットから具体的な手順まで詳しく解説します。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成のメリット
手間と時間の削減
ChatGPTを活用することで、業務マニュアルの作成にかかる手間と時間を大幅に削減できます。従来、業務マニュアルの作成はIT管理者や業務担当者などの人手で行われていましたが、ChatGPTで自動作成すれば、業務マニュアルの作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
人為的ミスの軽減と正確性の向上
従来の手作業によるマニュアル作成では、情報の書き漏れや表現の不統一などが発生しがちでした。ChatGPTは一度指示した形式や内容を一貫して維持できるため、セクション間の整合性が高まります。
また、テンプレートに沿った記述を自動化することで、必要な項目の抜け漏れを防止し、マニュアルの品質向上につながります。
最新情報の反映
従来の業務マニュアルの作成では情報の更新が追いつかず、古い情報が掲載されているケースがありました。しかし、ChatGPTを活用することで、常に最新情報を反映した業務マニュアルを作成できます。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成のデメリット
精度の問題
ChatGPTはまだ発展途上の技術です。そのため、意図しない表現を生成する可能性があります。ChatGPTで作成した業務マニュアルは、必ず人間によるレビューが必要です。
メンテナンスの必要性
業務マニュアルを最新の情報に保つために、定期的にメンテナンスを行う必要があります。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の手順
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の手順は、以下のとおりです。
1.業務プロセスを洗い出す
業務マニュアルを作成する前に業務プロセスを洗い出すことで、業務の流れや必要な情報を把握することができます。
具体的な手順
- 業務の全体の流れを把握する：業務開始から終了までの流れを時系列で書き出します
- 業務全体の目的を明確にする：何のためのその業務を行うのか、目的を書き出し、担当者がいる場合は担当者の名前も明記します
- 業務の対象となるデータやシステムを特定する：業務に使用するデータやシステムの名前を明記することで「何を使う」のかがわかりやすくなります
2.ChatGPTに学習させるデータを集める
業務プロセスを洗い出した後、ChatGPTに学習させるデータを収集します。
具体的な学習させるデータ
- 業務フローの図表やドキュメント：業務フローは最新版である必要があります
- 業務手順書：：時系列に沿ったそれぞれの業務の手順を詳しく明記します
- 業務に必要な資料：別途の資料が用意されている場合は、資料の内容をAIに学習させます
- 関連するWebサイト：Webサイトの情報を学習させる際には、サイトの信頼性の確認が必要です。また、サイトの情報が最新のものであるかもご確認ください
3.AIによるマニュアル自動生成
収集したデータを基に、ChatGPTに業務マニュアルを生成させます。この工程が最も技術的なステップとなりますが、以下の手順で進めることができます。
具体的な手順
- APIキーの取得と環境構築：OpenAIの公式サイトからChatGPTのAPIキーを取得し、開発環境を整えます。初心者の方は、APIを使わずChatGPTのウェブインターフェースから始めることも可能です。
- データの入力と指示：収集した業務プロセスや手順書の情報をChatGPTに提供します。API利用の場合はプログラムを通じて、ウェブインターフェース利用の場合は直接テキスト入力で行います。
- 生成指示の最適化：「〇〇業務のマニュアルを作成してください。含めるべき内容は…」といった具体的な指示を与えることで、より精度の高いマニュアルが生成されます。
この工程を経て、第一稿となる業務マニュアルの草案が完成します。次のステップでは、この草案を人間の目でレビューしていきます。
4.作成した業務マニュアルをレビューする
作成した仮の業務マニュアルを人間の目で直接レビューし、誤りや不備がないかを確認します。必要であれば修正を行い、業務マニュアルを完成形に近づけます。レビューはIT管理者や業務担当者など複数の担当者で行うと良いでしょう。
5.業務マニュアルを公開する
業務マニュアルが完成したらWebサイトや社内システムなどで公開します。公開後に初めて修正箇所が見つかることもありますので、その場合はその都度修正を繰り返し、より完成度の高い業務マニュアルに近づけていきましょう。
このように業務マニュアル作成の後半にはマンパワーが必要です。それでも、土台となる仮の業務マニュアルをChatGPTで自動作成することで、IT管理者の負担を大きく軽減できます。
ChatGPTを使った業務マニュアルの自動作成の注意点
業務マニュアルには企業の大事な情報も含まれているため、情報の扱いにはくれぐれも注意が必要です。情報漏洩を心配する方は、新たに企業用に開発されたChatGPT Enterpriseをご検討ください。
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