社内ナレッジを生成AIで活用する方法――FAQから議事録まで使い倒す！

生成AIの進化により、社内に眠っていた膨大なナレッジ（知識資産）を有効活用できる時代が本格的に到来しました。議事録、マニュアル、FAQ、報告書、チャットログなど、これまで蓄積されてきたあらゆる情報が、生成AIによって再構成・再活用され、業務効率だけでなく組織力の向上にもつながります。

この記事では、社内ナレッジを生成AIで活用するための基本的な考え方、具体的なユースケース、導入ステップ、注意点までをわかりやすく解説します。

生成AIによるナレッジ活用とは？

従来の社内情報は、ファイルサーバーや社内Wikiに保存されているだけで、必要な情報にたどり着くには検索や分類が必要でした。しかし生成AIを活用すれば、こうした情報を“文脈ごと理解”し、自然言語での質問に対して即座に回答することが可能になります。

たとえば、「新入社員の勤怠申請方法は？」と入力するだけで、関連マニュアルや社内FAQ、上長からの過去の回答をもとに、最適な回答が生成されるようになります。
つまり生成AIは、社内ナレッジを“対話型のインテリジェンス”として呼び出せる仕組みをつくるのです。

社内には、生成AIと組み合わせて活用できるナレッジが数多くあります。以下はその代表例です。

人事・総務・ITなど各部門のよくある質問集をAIに学習させれば、従業員の問い合わせ対応を自動化できます。

過去の会議ログを整理し、「○○の会議でこの件はどう話されていたか？」といった質問に答えることが可能になります。

新入社員や異動者向けに業務フローをわかりやすく生成AIが説明してくれる環境が整います。

ナレッジが散在しがちなチャットもAIが読み取り、Q&Aのような形で再利用できます。

社内勉強会やナレッジ共有会で出た有益な情報を再活用し、他の社員にも展開できます。

生成AIによるナレッジ活用は、以下のような場面で効果を発揮します。

新入社員からの基本的な質問に、AIが24時間対応。学習支援にも使えます。

人事・総務・情シスへのよくある質問をAIが代替。業務負荷を大幅に軽減できます。

過去の議事録から関連トピックを自動抽出し、事前資料の下地をAIが作成してくれます。

既存の分厚いマニュアルを要約したり、新しい手順書を簡単に生成できるようになります。

ある部門の成功事例やトラブル対応ノウハウを、別のチームが参照できるようになります。

生成AIを社内ナレッジ活用に取り入れる際は、以下のようなステップを踏むとスムーズです。

まずは社内にどのような情報資産があるのかを把握しましょう。部署ごとの文書、FAQ、議事録、社内ツールのデータなどを洗い出します。

生成AIに扱いやすい形式（プレーンテキスト、PDF、Word、HTMLなど）に整備し、ファイル名や分類もわかりやすくします。

Notion AI、Microsoft Copilot、ChatGPTのCustom GPTなど、社内ドキュメントを読み込めるAI基盤を選定・構築します。

「誰が、どの情報に、どんな目的で使うのか」を明確化し、具体的な質問例（プロンプト）も用意しておくと導入初期に定着しやすくなります。

小さく始めて、ユーザーのフィードバックをもとに改良を重ねましょう。使われることでAIの回答精度も高まります。

生成AIと社内情報を組み合わせる場合、以下のようなリスクと対策が必要です。

生成AIは、社内ナレッジを単なる「蓄積された情報」から、「対話的に活用できる知恵」へと進化させる技術です。属人化を防ぎ、情報を社員全体で共有し、日々の業務に役立てることで、組織の総合力が大きく高まります。

FAQの自動応答、議事録の要約、マニュアルの検索など、まずは一部の業務から試し、社内ナレッジの活用を段階的に拡大していきましょう。生成AIは、情報社会の次なる競争力として、今後ますます欠かせない存在となっていきます。